华侨大学仪器设备类档案管理细则

作者: 时间:2017-10-31 点击数:

 

华侨大学档案馆文件

档案201320

关于印发华侨大学仪器设备类档案管理细则的通知

学校各单位:

现将《华侨大学仪器设备类档案管理细则》印发给你们,请遵照执行。

                           华侨大学档案馆

实验室与设备管理处

2013年12月2日

华侨大学仪器设备类档案管理细则

为加强我校仪器设备类档案管理,切实有效地保护和利用档案资源,发挥仪器设备类档案在我校教学、科研和管理工作中的作用,根据《高等学校档案管理办法》、《华侨大学档案管理办法》、《华侨大学贵重仪器设备管理办法》,特制定本细则。

一、基本原则

1.本细则所称仪器设备类档案专指《华侨大学贵重仪器设备管理办法》(华大设〔2013〕15号)规定的贵重仪器设备在其论证、计划与购置、安装与验收、使用与管理、开放共享服务、效益考核、降档与报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及全套随机技术材料。其它一般仪器设备的档案管理, 由使用单位参照本细则有关要求自行建档、保存和管理。

2.仪器设备类档案工作应纳入学校仪器设备管理工作之中,与仪器设备计划管理、仪器设备采购管理和仪器设备使用等工作紧密结合。

3.我校的仪器设备类档案实行二级管理、分级归档的制度。仪器设备使用单位务必按规定建档,并向实验室与设备管理处、档案馆移交档案目录和应归档的文件材料。

4.凡属应向档案馆归档的档案材料由档案馆实行集中统一管理和提供利用。

5.凡属不需要向档案馆归档的文件材料、使用单位需复印留存的复份材料以及仪器设备在使用中产生的档案材料(如维修、检修、故障记录、重大事故的调查分析及处理意见等)由仪器设备使用单位建档保管,供本单位使用。

二、仪器设备类档案的归档范围和保管期限

(一)仪器设备应归档的文件材料包括:

1.购置的贵重仪器设备应归档内容:

1)仪器设备可行性论证报告(包括论证会议纪要等材料);

2)仪器设备采购申请计划表、审批材料;

3)购置合同(包括有业务内容的重要来往函件);

4)进口仪器设备购置过程中有关的技术、商务文件;

5)验收报告、产品合格证书;

6)装箱单及开箱记录;

7)安装调试记录、双方签字移交文件;

8)索赔来往公函及结果;

9)产品说明书、全套随机技术文件及图纸;

10)保修单;

11)使用、维修、检修、故障记录;

12)重大事故的调查分析及处理意见。

2. 自行研制的贵重仪器设备应归档内容:

1)任务批准书;

2)可行性论证报告;

3)全部研究技术文件原稿;

4)鉴定材料(鉴定证书及测试数据、鉴定组成员签字手稿等);

5)设计、计算原稿;

6)原始记录、曲线、图表、源程序、原理图等;

7)产品合格证书;

8)使用、维修、检修、故障记录;

9)重大事故的调查分析及处理意见。

(二)不归档的仪器设备文件材料包括:

1.未生效的合同、协议书;

2.重份的文件材料、校内单位发来的文件材料;

3.无查考价值的一般性函件;

4.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

(三)仪器设备类档案的保管期限

1.购置的贵重仪器设备归档内容(1)-(8)项、自行研制的贵重仪器设备归档内容(1)-(7)项,定为长期保管。

2. 购置的贵重仪器设备归档内容(9)-(12)项、自行研制的贵重仪器设备归档内容(8)-(9)项,由于其价值是作为仪器设备的组成部分而存在的,原则上随仪器设备留存,保管期限定为与设备共存。

三、仪器设备类档案的归档流程

仪器设备类档案由使用单位按以下流程归档:

1. 仪器设备应归档的文件材料中,购置的贵重仪器设备归档内容(1)-(8)项、自行研制的贵重仪器设备归档内容(1)-(7)项在仪器设备安装调试完成、验收合格后即行收集、整理, 并列出贵重仪器设备档案归档目录(附件)一式三份。归档目录及应归档的文件材料在办理资产验收的同时送至实验室与设备处审核。审核通过后,由实验室与设备管理处移交学校档案馆保管,实验室与设备管理处与使用单位各存档一份归档目录备查。

2. 仪器设备应归档的文件材料中,购置的贵重仪器设备归档内容(9)-(12)项、自行研制的贵重仪器设备归档内容(8)-(9)项在仪器设备投入使用后,由使用单位建档保管。

四、仪器设备类档案的归档要求

1.仪器设备使用单位和实验室与设备管理处是仪器设备类档案的形成、积累、汇总单位,应指定专人负责档案的收集、积累、审核工作。实验室与设备管理处在制定学校贵重仪器设备管理办法时应明确对贵重仪器设备进行建档管理的要求;档案馆负责指导、督促、检查、协助实验室与设备管理处管理人员、使用部门设备管理员做好档案的积累、移交工作。

2.仪器设备投入使用后,设备使用单位应积累、整理仪器设备在使用和管理过程中形成的记录材料,认真记录贵重仪器设备履历书,并对仪器设备投入使用后直至调剂、报废阶段产生的档案材料自行建档保管,实验室与设备管理处和档案馆定期对建档情况进行检查。

3.本校自行研制、作为学校固定资产、符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理,自制仪器设备的科研部分随科研成果档案确定密级。

4.归档的仪器设备文件材料必须是原件,文件材料中的非纸质载体材料应一同归档。具有法律依据和凭证作用的文件材料,印鉴和负责人签字必须齐全。手写的材料必须使用钢笔等不褪色的材料书写,且制成材料优良、规格统一、页面整洁、字迹工整清晰、无涂改。不得用铅笔、圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写。

5.仪器设备类档案的归档时间为设备验收合格后即行归档。仪器设备档案归档后方可办理固定资产建帐、报账手续。

五、仪器设备类档案的整理

1.档案馆应对归档的仪器设备类档案材料及时进行分类、组合、排列和编目。整理工作必须充分利用原有基础,保持文件之间的有机联系,使之条理化和系统化,便于保管和利用。

2.仪器设备类档案整理工作的内容:

1)材料的分类:根据档案材料的自然形成规律,按归档范围的要求进行分类,具体可按仪器设备的项目、时间、材料类别等进行分类。

2)文件的排列:每种仪器设备为一个保管单位。案卷文件可按材料形成时间的先后顺序编号排列,在每份文件(包括图纸)右上角编制件号。

3)按规范填写案卷目录和备考表、拟写案卷封面标题。

4)仪器设备类档案档号的编制和档案实体的排架,按照《华侨大学档案实体分类办法》(档案〔2013〕13号)的规定执行。

仪器设备类档案的档号模式为“年度号-分类号-顺序号”。其中,年度号采用仪器设备验收的年度;分类号由一级、二级类目代号组成;顺序号以档案馆整理入库的先后顺序编排。

仪器设备类档案的一级类目号为“SB”(设备);二级类目包括“11” (综合)和“12”(仪器设备种类)两类,其中仪器设备综合管理档案归入文书档案的行政综合类。

例如:档号“2012-SB12-7”,其中2012为归档年度,SB为一级类目“仪器设备”,12为二级类目“仪器设备种类”, 7为归档顺序号。

5)仪器设备类档案的实体排架规则为依次按以下顺序排列:一级类目号-二级类目号-年度号-顺序号。

六、仪器设备类档案的管理与利用

1.档案馆负责仪器设备类档案的保管及提供利用。应确保档案实体的安全,不得随意涂改、拆散、抽取和调换。需要修改调换的,必须经过有关部门的批准手续,并在案卷备考表内写明修改调换原因和时间。仪器设备类档案的保管按照《华侨大学档案安全管理工作规定》(华大综〔2013〕94号)执行。

2.属于密级的仪器设备类档案材料,按照学校保密规定及《华侨大学档案安全管理工作规定》必须妥善保密,防止丢失、泄密事件的发生。档案工作人员必须严格执行国家保密规定,维护仪器设备类档案的信息安全和国家机密。

3.已建档的仪器设备,经学校批准调出学校或报废时,由档案馆和实验室与设备管理处联合设备使用单位共同组织档案鉴定,确定设备档案移交、调出或销毁事宜。

4.设备档案是否完整、准确、系统是实验室考评的重要内容之一。凡建档制度不健全、归档质量差、不符合要求的实验室不能评为先进实验室。

5.档案馆应编制必要的检索工具,以便查找利用。仪器设备类档案的查阅利用按《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》(档案〔2013〕12号)办理。

六、附则

本管理细则自公布之日起实施,由学校档案馆负责解释。原《华侨大学设备档案暂行管理办法》(华大校办公字(1988)045号)同时废止。

   附件:贵重仪器设备档案归档目录表

附件:

贵重仪器设备档案归档目录表

设备名称:                                   资产编号:              

使用单位:                 填表人:         填报时间:              

设备处审核人:         审核时间:          

档案馆接收人:           接收时间:          

序号

材料名称

有(√)

备注

保管期限

1

可行性论证报告(包括论证会议纪要等材料)

长期

2

采购申请计划表

长期

3

购置合同(包括有业务内容的重要来往函件)

长期

4

进口仪器设备购置过程中有关的技术、商务文件

长期

5

验收报告、产品合格证书

长期

6

装箱单及开箱记录

长期

7

安装调试记录、双方签字移交文件

长期

8

索赔来往公函及结果

长期

9

产品说明书、全套随机技术文件

与设备共存

10

保修单

与设备共存

11

使用、维修、检修、故障记录

与设备共存

12

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

注:(1)本表适用于购置的贵重仪器设备档案,自制设备参照此表制作目录;

2)需存档的其他文件材料可自行填在以上空栏内;

  3)本表一式三份,使用单位、实验室与设备管理处、档案馆各存一份。

联系邮箱:wlsyzx@hqu.edu.cn

联系电话:0592-6162360

联系地址:福建省华侨大学厦门校区机电信息实验大楼B区三楼大学物理实验中心

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